Termine können Sie in der Web-Version von ToolTime entweder in einem bestehenden Projekt, aus einem Angebot oder direkt in der Terminliste erstellen.

Termine in einem bestehenden Projekt erstellen

Um einen Termin in einem bestehenden Projekt zu erstellen, öffnen Sie zunächst das betreffende Projekt in der Projektliste. Anschließend klicken Sie auf "+ Hinzufügen" und wählen dann "Termin" aus.

Termine aus Angeboten erstellen

Der große Vorteil wenn Sie einen Termin direkt aus einem Angebot erstellen ist, dass neben den Projekt- und Kundeninformationen auch alle Positionen aus dem Angebot als Leistungen in den Termin übernommen werden.

Wählen Sie dazu das entsprechende Angebot aus der Liste oder direkt aus einem Projekt aus und wählen Sie unter "Aktionen" die Option "Termin erstellen".

Termine aus der Terminliste erstellen

Um einen Termin in der Terminliste zu erstellen, klicken Sie während Sie sich in der Terminliste befinden auf "+ Neuer Termin". Bitte beachten Sie, dass Sie den Termin anschliessend noch einem Projekt oder einem Kunden zuordnen sollten, damit die Kundendaten in den Termin und später auch in den Arbeitsschein übernommen werden.

Termine bearbeiten

Unabhängig davon, wie Sie Ihren Termin erstellt haben, können Sie anschliessend alle Details zum Termin erfassen. Im ersten Feld "Name" müssen Sie einen Titel für den Termin (z.B. Besichtigung) festlegen.

Dann legen Sie die Dauer des Termins fest, indem Sie das Datum sowie Startzeit und Ende des Termins festlegen. Handelt es sich um einen ganz- oder mehrtägigen Termin, dann legen Sie den Schieberegler auf der rechten Seite um und wählen Sie ein Start- und ein Enddatum.

Erfahren Sie hier, wie Sie wiederkehrende Termin anlegen und was dabei zu beachten ist.

Um dem Termin einem oder mehreren Mitarbeiter zuzuweisen, geben Sie den Namen des Mitarbeiters im Suchfeld "Mitarbeiter auswählen" ein und wählen den entsprechenden Mitarbeiter aus. Um Überlappungen bei der Terminplanung zu vermeiden, wird Ihnen bei den Mitarbeitern, die in dem betreffenden Zeitraum bereits anderen Terminen zugeordnet sind, der Hinweis "Terminkonflikt" angezeigt.

Wichtig: Der Termin wird in der App nur den Nutzern angezeigt, denen der Termin hier zugewiesen wurde.

In dem Feld Beschreibung können Sie Informationen zum Termin für Ihre Mitarbeiter hinterlegen, die später auf dem Arbeitsschein nicht angezeigt werden.

Wenn Sie die Kundenbenachrichtigung unter "SMS Bestätigung senden" aktivieren, sendet ToolTime folgende Nachricht an Ihren Kunden:


"Sehr geehrter Kunde. Wir bestätigen Ihren Termin am 14.10.2020 in der Hauptstraße 1. Um den Auftrag ordnungsgemäß durchzuführen, bitten wir um Zugang zum Objekt im Zeitfenster 10:00 - 12:00. Bei Fragen erreichen Sie uns unter: +49160123456789, Firmenname."

Abschließend klicken Sie im oberen rechten Bereich auf die Schaltfläche "Speichern". Sie haben Ihren Termin nun erfolgreich angelegt und der/die ausgewählten Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung auf Ihrem Smartphone.

Erfahren Sie hier, wie Sie Positionen und Leistungsgruppen in einen Termin einfügen und was dabei zu beachten ist.


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