Nachdem Du ein Angebot auf eine der hier beschriebenen Arten erstellt hast, befindest Du Dich im Entwurfsmodus.

Im oberen Bereich findest Du die Felder "Kunde auswählen" und "Projekt auswählen". Über diese kannst Du das Angebot, solange es sich im Entwurfsmodus befindet, einem bestehenden Kunden oder Projekt zuordnen oder einen neuen Kunden bzw. ein neues Projekt erstellen. Die zugehörige Anschrift wird Dir darunter als Vorschau angezeigt.

Die Angebotsdetails findest Du im nächsten Abschnitt.

Das Feld Angebotstitel ist bereits mit dem Begriff "Angebot" vorausgefüllt. Du kannst dieses jedoch nach Bedarf abändern. Das voreingestellte Angebotsdatum ist das des Tages an dem der Angebotsentwurf erstellt wurde. Du kannst dieses über eine direkte Eingabe verändern, oder das richtige Datum über den Kalender auswählen.

Auch den Einleitungstext haben wir bereits für Dich vorausgefüllt. Gerne kannst Du diesen übernehmen oder einen eigenen Text einfügen. Die Änderung betrifft nur das vorliegende Angebot. Willst Du dauerhafte Änderungen im Einleitungstext für alle Angebote vornehmen, so kannst Du dies im Bereich "Einstellungen" tun.

Im folgenden Teil des Entwurfs befindet sich der Bereich "Leistungen". Hier kannst Du Leistungsgruppen sowie Positionen hinzufügen.

Leistungsgruppen helfen Dir, besonders bei vielen Positionen, die Übersicht in Deinem Angebot zu behalten. Die Leistungsgruppen kannst Du beliebig benennen, bspw. "Materialien" und "Lohn", oder nach den verschiedenen Arbeiten, die Du bei dem Kunden erledigen möchtest, wie "Renovierung Badezimmer" und "Renovierung Küche". Weitere Leistungsgruppen erstellst Du über das Feld

"+ Leistungsgruppen hinzufügen". Über den grauen Papierkorb neben jeder Leistungsgruppe kannst Du diese wieder löschen. Du kannst aber auch mit nur einer Leistungsgruppe arbeiten. Wenn Du das Feld freilässt, wird diese nicht angezeigt.

Unter jeder Leistungsgruppe kannst Du einzelne Positionen hinzufügen. Unter Art kannst Du zwischen Lohn, Material, Mischposition oder Sonstiges wählen. Die nächsten beiden Felder geben Dir die Möglichkeit die Menge, sowie die Einheit auszuwählen. Unter Bezeichnung kannst Du den Namen der Leistung hinzufügen. ToolTime wird sich diesen Namen (sowie alle übrigen Felder) merken, sodass Dir dieser direkt beim Eingeben der ersten Buchstaben bei folgenden Angeboten und Rechnungen als zuvor verwendeter Artikel vorgeschlagen wird.

Gibst Du eine Leistung erstmalig ein, musst Du noch den Preis im Feld Einkaufspreis hinzufügen. Im benachbarten Feld kannst Du einen Aufschlag in Prozent hinzufügen. Dieser berechnet dann automatisch die Marge und den Gesamtpreis. Im fertigen Angebot werden Einkaufspreis, Aufschlag und Marge nicht für Deinen Kunden sichtbar sein. In der nächsten Zeile befindet sich das Feld Beschreibung. Füge hier gerne weitere Informationen zu der darüber gelisteten Position ein. Außerdem kannst du aus dem Formular auch gleich alle Positionen in den Katalog hinzufügen.

Weitere Positionen werden über "+ Position hinzufügen" erstellt.

Über den grauen Papierkorb rechts neben jeder Position kannst Du diese wieder löschen. Wenn Du eine Position verschieben möchtest und Du beispielsweise einer anderen Leistungsgruppe zuordnest, geht dies ganz einfach via drag&drop. Hierzu steuerst Du die betreffende Position mit dem Zeiger Deiner Maus an. Links neben der Position erscheinen nun 6 Punkte. Wenn Du den Zeiger nun auf die Punkte hältst, verwandelt sich der Zeiger in eine kleine Hand. Mit dieser kannst Du nun, unter gedrückt halten der linken Maustaste, die Position an eine beliebige Stelle verschieben. Die Nummerierung der Positionen und Leistungsgruppen wird automatisch von ToolTime angepasst.

Unter den einzelnen Leistungsgruppen und Positionen findest Du die Summe netto und hast die Möglichkeit zwischen verschiedenen Umsatzsteuersätzen zu wählen, die Du zuvor im Einstellungsbereich erstellt hast. Durch das Auswählen der Umsatzsteuer wird automatisch der Gesamtbetrag neu berechnet.

Um in Deinen Angeboten Skonto hinzuzufügen, nutzt Du das Skontofeld im unteren Bereich des Entwurfes. Gib den entsprechenden Prozentsatz, sowie den Zeitrahmen an, innerhalb dessen Du Skonto gewähren möchtest. Der zu zahlende Betrag wird automatisch berechnet und erscheint zusammen mit dem Zahlungsziel auf dem Angebot bzw. der Rechnung.

Im unteren Teil des Entwurfs befinden sich die beiden Textfelder "Schlusstext" und "Preisbindung". Auch diese Felder lassen sich individuell von Dir bearbeiten. Änderungen der Texte werden nicht automatisch für die nächsten Angebote, übernommen. Willst Du dauerhafte Änderungen im Schlusstext vornehmen, so kannst Du dies im Bereich "Einstellungen" tun.

Nach erfolgreicher Bearbeitung Deines Entwurfs kannst Du das Angebot mit Hilfe der Vorschau oben rechts prüfen. Die Vorschau zeigt Dir, wie das Angebot final aussehen wird.

Bist Du zufrieden mit der Vorschau und hast das Angebot auf Richtigkeit überprüft, kannst Du dieses oben rechts Fertigstellen.

Du hast nun oben rechts die Möglichkeit das Angebot herunterzuladen oder auszudrucken oder direkt per Mail an den Kunden zu versenden.

Übrigens werden alle Postionen, die Du im Angebot aufnimmst, in die Termine und Rechnungen, die Du aus dem Angebot erstellst, übertragen.

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