Nachdem Sie ein Angebot auf eine der hier beschriebenen Arten erstellt haben, befinden Sie sich im Entwurfsmodus.

Kunde und Projekt zuordnen

Im oberen Bereich finden Sie die Felder "Kunde auswählen" und "Projekt auswählen". Über diese können Sie das Angebot, solange es sich im Entwurfsmodus befindet, einem bestehenden Kunden oder Projekt zuordnen, oder einen neuen Kunden bzw. ein neues Projekt erstellen. Die zugehörige Anschrift wird Ihnen darunter als Vorschau angezeigt.


Angebotsdetails

Die Angebotsdetails finden Sie im nächsten Abschnitt.

Das Feld Angebotstitel ist bereits mit dem Begriff "Angebot" vorausgefüllt. Sie können dieses jedoch nach Bedarf abändern. Das voreingestellte Angebotsdatum ist das, des Tages an dem der Angebotsentwurf erstellt wurde. Sie können dieses über eine direkte Eingabe verändern, oder das richtige Datum über den kleinen Kalender auswählen.

Einleitungstext

Auch den Einleitungstext haben wir bereits für Sie vorausgefüllt. Gerne können Sie diesen übernehmen oder einen eigenen Text einfügen. Bei Änderung des Textes wird dieser nicht automatisch für das nächste Angebot, das Sie erstellen, übernommen. Wollen Sie dauerhafte Änderungen im Einleitungstext vornehmen, so können Sie dies im Bereich "Einstellungen" tun.

Leistungen und Positionen

Im folgenden Teil des Entwurfs befindet sich der Bereich "Leistungen". Hier können Sie Leistungsgruppen sowie Positionen hinzufügen.

Leistungsgruppen helfen Ihnen, besonders bei vielen Positionen, die Übersicht in Ihrem Angebot zu behalten. Die Leistungsgruppen können Sie beliebig benennen, bspw. "Materialien" und "Lohn", oder nach den verschiedenen Arbeiten, die Sie bei dem Kunden erledigen, wie "Renovierung Badezimmer" und "Renovierung Küche". Weitere Leistungsgruppen erstellen Sie über das Feld

"+ Leistungsgruppen hinzufügen". Über den grauen Papierkorb neben jeder Leistungsgruppe können Sie diese wieder löschen. Sie können aber auch mit nur einer Leistungsgruppe arbeiten.

Unter jeder Leistungsgruppe können Sie einzelne Positionen hinzufügen. Unter Art können Sie zwischen Lohn, Material, Mischposition oder Sonstiges wählen. Die nächsten beiden Felder geben Ihnen die Möglichkeit die Menge sowie die Einheit auszuwählen. Unter Bezeichnung können Sie den Namen der Leistung hinzufügen. ToolTime wird sich diesen Namen (sowie den dazugehörigen Einkaufspreis und die Beschreibung) merken, sodass Ihnen dieser direkt beim Eingeben der ersten Buchstaben bei folgenden Angeboten und Rechnungen vorgeschlagen wird.

Geben Sie eine Leistung erstmalig ein, müssen Sie noch den Preis im Feld Einkaufspreis hinzufügen. Im benachbarten Feld können Sie einen Aufschlag in Prozent hinzufügen. Dieser berechnet dann automatisch die Marge und den Gesamtpreis. Im fertigen Angebot werden Einkaufspreis, Aufschlag und Marge nicht für Ihren Kunden sichtbar sein. In der nächsten Zeile befindet sich das Feld Beschreibung. Fügen Sie hier gerne weitere Informationen zu der darüber gelisteten Position ein. Weitere Positionen werden über "+ Position hinzufügen" erstellt.

Positionen löschen und verschieben

Über den grauen Papierkorb rechts neben jeder Position können Sie diese wieder löschen. Wenn Sie eine Position verschieben möchten und Sie beispielsweise einer anderen Leistungsgruppe zuordnen, geht dies ganz einfach via drag&drop. Hierzu steuern Sie die betreffende Position mit dem Zeiger Ihrer Maus an. Links neben der Position erscheinen nun 6 Punkte. Wenn Sie den Zeiger nun auf die Punkte halten, verwandelt sich der Zeiger in eine kleine Hand. Mit dieser können Sie nun, unter gedrückt halten der linken Maustaste, die Position an eine beliebige Stelle verschieben. Die Nummerierung der Positionen und Leistungsgruppen wird automatisch von ToolTime angepasst.

Unter den einzelnen Leistungsgruppen und Positionen finden Sie die Summe netto und haben die Möglichkeit zwischen verschiedenen Umsatzsteuersätzen zu wählen. Durch das Auswählen der Umsatzsteuer wird automatisch der Gesamtbetrag neu berechnet.

Schlusstext und Preisbindung

Im unteren Teil des Entwurfs befinden sich die beiden Textfelder "Schlusstext" und "Preisbindung". Auch diese Felder lassen sich individuell von Ihnen bearbeiten. Änderungen der Texte werden nicht automatisch für die nächsten Angebote, übernommen. Wollen Sie dauerhafte Änderungen im Einleitungstext vornehmen, so können Sie dies im Bereich "Einstellungen" tun.

Angebote fertigstellen

Nach erfolgreicher Bearbeitung Ihres Entwurfs können Sie das Angebot mit Hilfe der Vorschau oben rechts prüfen. Die Vorschau zeigt Ihnen wie das Angebot final aussehen wird.

Sind Sie zufrieden mit der Vorschau und haben das Angebot auf Richtigkeit überprüft, können Sie dieses oben rechts Fertigstellen. Wenn Sie das Angebot fertigstellen, wird das PDF sicher abgelegt. Sie können dieses Angebot dann nicht mehr verändern. Nach dem Fertigstellen des Angebotes wird eine fortlaufende Angebotsnummer vergeben.

Sie haben nun oben rechts die Möglichkeit die Rechnung herunterzuladen oder auszudrucken.

Übrigens werden alle Postionen, die Sie im Angebot aufnehmen, in die Termine, die Sie aus dem Angebot erstellen, übertragen. Erfahren Sie hier, wie Sie Termine aus Angeboten erstellen.


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