Als Nutzer eines Inhaberzugangs, kannst Du Deine Kunden unter dem Menüpunkt "Datenexporte" exportieren. Ob Du einen Inhaberzugang hast oder nicht erkennst Du im Bereich "Mitarbeiter" in der Spalte "Rolle".

Du kannst einen Kunden nur löschen, wenn dieser noch nicht mit abgeschlossenen Dokumenten wie Terminen und Rechnungen oder einem Projekt verknüpft ist.

Hast Du die Möglichkeit den Kundenverlauf komplett zu leeren, kannst Du den Kunden unter "Aktionen" löschen.

Um eine Anrede hinzuzufügen oder zu ändern, gehe in die Bearbeitungsmaske Deines Kunden und wähle die passende Anrede aus. Wenn Du die gewünschte Anrede nicht in ToolTime findest, kannst Du diese ohne weiteres zum Vornamen hinzufügen. Setze die Anrede dann auf "-". Einen Titel kannst Du ebenfalls vor den Vornamen setzen.

Du hast die Möglichkeit Deinen neuen Kunden eine individuelle Kundennummer zuzuweisen. Sollen die Kundennummern automatisch fortlaufend vergeben werden, können wir dies gern für Dich einstellen. Schreibe uns dafür einfach kurz im Chat oder eine E-Mail an support@tooltime.app und teile uns mit, mit welcher Nummer Du beginnen möchtest und in welchem Format es angezeigt werden soll (z.B. K-00001 oder 00001)

Sofern Du bereits eine Liste mit Kundendaten besitzt, haben wir die Möglichkeit diese für Dich in ToolTime zu importieren.

Um ein fertiggestelltes Angebot bearbeiten zu können, muss dieses den Status "Ausstehend" haben. Unter den drei Punkten oder "Aktionen" kannst Du es dann bearbeiten. Nun befindet sich das Angebot wieder im Entwurfsmodus und Du hast auch die Möglichkeit es zu löschen.

Ist ein Angebot fertiggestellt, erhält es zunächst den Status "Ausstehend". Diesen Status kannst du jederzeit mit dem Button ''✔️Als angenommen markieren'' oder über das zu ''➖ Als abgelehnt markieren'' abändern. Im Nachhinein lassen sich die Status bei Bedarf wieder zurücksetzen.

Erstellst Du eine Rechnung aus einem Angebot und schließt diese Rechnung ab, wird das Angebot als "Abgerechnet" markiert.

Um eine Auftragsbestätigung zu erstellen, muss das zugehörige Angebot als "Angenommen" markiert werden. Dann kannst du über "Aktionen" eine Auftragsbestätigung erstellen. Im nächsten Schritt entscheidest Du, ob Du die automatisch generierte Auftragsbestätigung herunterladen, ausdrucken oder direkt per Mail an Deinen Kunden versenden möchtest.

In den Einstellungen kannst Du verschiedene Textvorlagen für Angebote und Rechnungen erstellen und anpassen. Die Anrede wird automatisch mit dem Namen Deiner Kunden vorausgefüllt. Du kannst in jedem Angebot bzw. jeder Rechnung individuelle Anpassungen vornehmen, die nicht für andere Dokumente übernommen werden.

Unter dem Reiter Schlusstext in den Einstellungen kannst Du zudem festlegen ob der Hinweis zur Aufbewahrungspflicht für Privatkunden angezeigt werden soll.

Nach dem Fertigstellen Deines Angebots siehst Du im oberen Bereich "Angebot auf einem Blick" eine Aufschlüsselung der Kosten, Margen & Rabatte nach den Positionstypen Material, Lohn und Sonstiges.

Um zu sehen welche Aufschläge genau auf die einzelnen Positionen gegeben wurden, musst Du Dein Angebot zurück in den Bearbeitungsmodus setzen oder eine Kopie erstellen.

Da Rechnungen der Aufbewahrungspflicht unterliegen, kannst Du bereits fertiggestellte Rechnungen nur bedingt bearbeiten. Derzeit hast Du die Möglichkeit ausschließlich Einleitungs- und Schlusstexte nach der Fertigstellung anzupassen.

Eine Sammelrechnung in der mehrere Termine abgerechnet werden, kannst Du manuell erstellen, indem Du mit verschiedenen Leistungsgruppen arbeitest und jede Leistungsgruppe einem Termin zuordnest. Alternativ kannst Du mehrere dokumentierte Termine innerhalb eines Projektes über die Funktion "Termine abrechnen" abrechnen.

Mit einer Abschlagsrechnung, auch Akontorechnung genannt, kannst Du einen Teilbetrag eines Auftrags in Rechnung stellen, der sich nicht auf konkrete Leistungen bezieht (beispielsweise eine Anzahlung).

Eine Teilrechnung ist prinzipiell eine ganz normale Rechnung und wird für eine genau abgrenzbare Teilleistung gestellt, die bereits vollständig erbracht wurde.

Beispiel: Das Badezimmer einer Wohnung wird als erster Teil eines Projekts fertiggestellt.

Daher werden auf der Schlussrechnung auch die Positionen aus den zugehörigen Teilrechnungen automatisch gelistet, bei Abschlagsrechnungen ist dies nicht der Fall.

Du kannst in ToolTime kumulierte Abschlagsrechnungen erstellen, nur automatisch funktioniert dies leider noch nicht. Wenn Du eine kumulierte Abschlagsrechnung erstellen möchtest, kannst Du dich an dem folgenden Beispiel orientieren:

Beispiel: Angenommen die Angebotssumme beläuft sich auf 100.000 Euro und soll in 4 Rechnungen á 25.000 € abgerechnet werden, wobei die letzte Rechnung die Schlussrechnung ist.

1. Erstelle die erste Abschlagsrechnung wie gewohnt über 25.000 €. (Rechnungsart: Abschlagsrechnung).

2. Bei der zweiten Abschlagsrechnung gibst Du einen Betrag von 50.000 € an und bringst die 25.000 € aus der ersten Rechnung wieder zum Abzug. (Rechnungsart: Abschlagsrechnung).

3. In der dritten Abschlagsrechnung gibst Du einen Betrag von 75.000 € an und bringst 25.000 € aus der ersten Abschlagsrechnung und 25.000 € aus der zweiten Abschlagsrechnung zum Abzug. (Rechnungsart: Abschlagsrechnung)

4. Die Schlussrechnung erstellst Du wieder wie gewohnt. (Rechnungsart: Schlussrechnung).

Abschlags- oder Teilrechnungen, die in einem Projekt liegen und noch nicht über eine andere Schlussrechnung abgerechnet wurden, werden automatisch von der nächsten Schlussrechnung, die in diesem Projekt erstellt wird, abgezogen. Ob das der Fall ist, siehst Du in der Vorschau der Schlussrechnung. Sollte das nicht der Fall sein, ist es möglich, dass bei der Erstellung der Rechnung nicht die richtige Rechnungsart ausgewählt wurde. Dies kannst Du prüfen, indem Du die betreffende Abschlags- oder Teilrechnung auswählst und unter Aktionen versuchst das Projekt zu ändern. Wenn dies möglich ist, hat Deine Rechnung leider die falsche Rechnungsart. Das lässt sich im Nachhinein nicht ändern. Du kannst in diesem Fall entweder die Rechnung stornieren und eine neue mit der richtigen Rechnungsart erstellen, oder Du erstellst auf diesem Weg die Schlussrechnung.

Ein Projekt in ToolTime funktioniert wie ein Ordner, in dem Du alle Termine, Angebote, Rechnungen sowie sonstige Dokumente, die zu einem Projekt bzw. Auftrag gehören erstellen, ablegen und verwalten kannst. Die Erstellung von Projekten empfiehlt sich insbesondere für längere Aufträge. So sind sämtliche Inhalte übersichtlich an einem Ort gespeichert.

Außerdem gibt es bestimmte Funktionen die Du nur innerhalb eines Projektes nutzen kannst. Dazu gehören:

Wenn Du in der Webversion zu einem Auftrag ein Projekt erstellst und daraus einen Termin erstellst, ist der Projektordner auch in der App einsehbar.
Die folgenden Inhalte Deiner Projekte stehen Dir auch in der App zur Verfügung:

Gehe dazu einfach im Termin auf den Reiter Projekt.

Angebote und Rechnungen kannst Du in der App nicht einsehen.

Dokumente können sowohl über den Bürozugang, als auch den Appzugang in ein Projekt hochgeladen werden. Diese sind in Echtzeit für alle einsehbar.

Wenn Du in einem Projekt arbeitest, zeigt Dir der Status in der Projektübersicht den aktuellen Stand Deiner Auftragsbearbeitung an.

Folgende Projektstatus können Dir im Verlauf der Auftragsbearbeitung angezeigt werden:

In der Angebots- und Rechnungsansicht hast Du über das ''Aktionen'' Menü oben rechts die Möglichkeit, das Projekt zu wechseln. Klicke dafür auf ''Projekt ändern'', anschließend wird die Zeile mit dem Projekttitel zur Bearbeitung freigegeben und Du kannst über die Suche das entsprechende Projekt auswählen.

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Wenn alle Leistungen im Termin hinterlegt worden sind, kann dieser abgeschlossen werden. Wähle dazu die Option "Fertigstellen" in der Gesamtübersicht des Termins der mobilen App aus. Der Termin lässt sich auch über die Web-Version als dokumentiert markieren. In diesem Fall entfällt die Unterschrift.

Wenn ein Termin über die App einmal fertiggestellt wurde, kannst Du diesen über die Webversion im Nachgang bearbeiten. Nach der Bearbeitung werden der ursprüngliche Termin sowie die letzte aktualisierte Version gespeichert.

Falls der originale Termin unterschrieben wurde, entfällt die Unterschrift nach der Bearbeitung.

Du kannst mit der ToolTime App auch ohne bestehende Internetverbindung Termine erstellen und dokumentieren. Lediglich für die Anmeldung in der App muss eine Verbindung gegeben sein. Bei einer unbeständigen Internetverbindung empfehlen wir die Nutzung der App im Flugmodus.

Du kannst alle vergangenen Termine über die App einsehen, indem Du bis zu dem entsprechenden Datum in der Terminlist zurückscrollst. Beachte allerdings, dass Du dafür mit dem Internet verbunden sein musst.

Aktuell gibt es die ToolTime App auf Deutsch und auf Polnisch. Welche Sprache angezeigt wird, hängt von den Spracheinstellungen Deines Smartphones ab.

Jeder Mitarbeiter, dem ein Termin zugewiesen wurde, kann diesen auch bearbeiten und unabhängig voneinander dokumentieren. Am besten sprechen sich die Mitarbeiter aber dazu ab, wer den Termin am Ende fertigstellen soll. Wenn die Mitarbeiter die Zeiterfassung in ToolTime nutzen, dann ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter seine eigenen Zeiteinträge erfasst und dem Termin zuweist, da nur so die Zuordnung zu dem jeweiligen Mitarbeiter ersichtlich ist.

Um ein PDF Dokument in der App hochladen zu können, musst Du zunächst in der Webversion ein Projekt und einen Termin erstellen. Öffne dann in der App den Termin und klicke auf den Reiter "Projekt" und anschließend auf den Punkt "Dokumente +".

Wenn Du Zeiteinträge einem Projekt zuordnen möchtest, benötigst Du dafür einen Termin, der diesem Projekt zugeordnet wurde. Diesem können die Zeiteinträge zugeordnet werden. Das funktioniert auch, wenn Du den Termin ohne Fertigstellung löschst.

In der Webversion findest Du den Reiter ''Zeiterfassung''. Hier kannst Du Dir beliebig viele Auswertungen zu den Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter oder zu bestimmten Projekten anzeigen lassen. Dabei kannst Du auch den Zeitraum der Auswertung flexibel wählen. Diese Auswertungen kannst Du als Excel oder csv Datei exportieren.

In der Gesamtübersicht in der App hast Du die Möglichkeit auf Deine Zeiteinträge zu bearbeiten oder zu löschen. Du kannst das Datum, Start-, Endzeit und die Pausendauer bearbeiten und eine Beschreibung (z.B. Anfahrt, Art der Aktivität oder wichtige Informationen für das Büro) hinzufügen. Zusätzlich hast Du die Möglichkeit den Zeiteintrag einem Termin mit dem gleichen Datum zuzuordnen.

Die Zeiterfassung in ToolTime ist losgelöst von der Termindokumentation. Du kannst aber jeden Zeiteintrag, der einem Termin zugeordnet ist, auch in eine Leistungsposition überführen. So ist die Arbeitszeit nach Fertigstellung des Termins auch im Arbeitsschein für den Kunden sichtbar. Natürlich kannst Du aber auch ohne die Zeiterfassung zu nutzen Arbeitszeit in einem Termin festhalten.

Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Zeiteinträge über die mobile App erfassen und bearbeiten. Eine Bearbeitung durch einen anderen Mitarbeiter ist weder über die mobile App noch über die Webversion möglich. Es besteht aber die Möglichkeit einen Zeiteintrag anzulegen und den Namen des Kollegen, für den man eine Arbeitszeit vermerken möchte, in der Terminbeschreibung zu hinterlegen.

Diese Funktion steht nur dem Nutzer mit der Inhaber Lizenz zur Verfügung. Wenn Du trotzdem einen neuen Mitarbeiter hinzufügen möchtest, dann kontaktiere uns über den Chat oder sende eine E-Mail an support@tooltime.app.

Wenn Du eine ca. 1-stündige Schulung mit Deinem persönlichen Accountbetreuer buchen möchtest, kontaktiere uns gerne im Chat oder per E-Mail an support@tooltime.app. Solltest Du bereits eine Schulung gebucht haben, helfen wir Dir gerne dabei einen Termin mit Deinem Ansprechpartner zu vereinbaren.
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Wenn du Fragen speziell zu den Themen Angebote, Rechnungen oder Abschlagsrechnungen sowie der Dokumentation in der App hast, buche Dir und deinen Mitarbeitern hier gerne einen Platz in einem unserer kostenlosen Webinare.

Wenn Du Dich für den Datenimport in ToolTime entschieden hast, übernehmen wir den Upload der Datanorm Dateien gerne für Dich. Schicke uns die Dateien einfach im Chat oder per E-Mail an support@tooltime.app. Sollten diese zu groß sein, um sie auf diesem Weg zu verschicken, kannst Du beispielsweise den kostenlosen Anbieter wetransfer.com nutzen. Der Upload Deiner Datanorm Dateien erfolgt spätestens am nächsten Werktag.

Du kannst die Bestätigungs-SMS auch an mehrere Nummern versenden. Dazu öffnest Du den Termin einfach erneut und gibst die Nummer ein, an die die SMS versendet werden soll. Wähle über den Regler "SMS Bestätigung senden" aus und speichere den Termin anschließend. Diesen Vorgang kannst Du beliebig oft wiederholen.

Den Absender der Bestätigungs-SMS (max. 11 Zeichen ohne Sonderzeichen) stellen wir gerne für Dich im System ein. Schreibe uns dazu einfach kurz über den Chat oder eine E-Mail an support@tooltime.app.

Mit dem Katalog in ToolTime hast Du all Deine Materialien und Leistungen im Blick und kannst diese an einem zentralen Ort einsehen und bearbeiten. Außerdem sind alle Positionen, die Du in deinen Katalog aufnimmst, auch über die mobile App abrufbar.

Sofern Dein Großhändler eine IDS Anbindung anbietet, fügen wir diesen gerne für Dich hinzu. Dazu benötigen wir die IDS-URL sowie die Versionsnummer für IDS. Erfrage diese am besten bei Deinem Ansprechpartner des entsprechenden Großhändlers und lasse uns diese im Chat oder per E-Mail an support@tooltime.app zukommen. Wir kümmern uns dann um den Rest.

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Die Kundennummern, die in ToolTime vergeben werden, können individuell gewählt werden und sind deswegen nicht notwendigerweise mit DATEV kompatibel. In Deinem DATEV-Export, den Du über den Reiter "Datenexport" herunterladen kannst, werden aber für jeden Kunden individuelle DATEV kompatible Debitorennummern generiert, mit denen Dein Steuerberater dann weiterarbeiten kann.

Unter dem Reiter "Mitarbeiter" hast Du die Möglichkeit die Zugangsberechtigung Deiner Büro-Mitarbeiter für das Dashboard auszuwählen. Gehe dafür am Ende der Mitarbeiterzeile auf die drei Punkte und klicke auf "Bearbeiten". Entscheide dann über den Schieberegler, ob der Mitarbeiter das Dashboard sehen kann oder nicht.

Bei dieser Funktion handelt es sich um einen sogenannten "Internet Kalender", den Du mittels einer URL abonnieren kannst. Den zugehörigen Link Deiner Mitarbeiter findest Du in der Mitarbeiterübersicht:

Hier findest Du die Anleitungen zur Einrichtung:

Einen Vertrag im klassischen Sinne gibt es bei Online abgeschlossenen Verträgen nicht. Alle Informationen zu Deinem Abonnement kannst Du Deinem Angebot entnehmen oder der Bestätigungsemail "Starte jetzt mit ToolTime durch!", die auch gleich Deine erste Rechnung enthält. Die Nutzungsbedingungen, die Du mit Annahme des Angebotes bestätigt hast, findest Du hier.

Die Vertragslaufzeit hast Du zu Beginn Deines Abonnements ausgewählt. Wir bieten eine jährliche und zweijährliche Vertragslaufzeit an. Die Information dazu, kannst Du aus deiner Rechnung entnehmen. Sofern Du Deinen Vertrag nicht innerhalb der Kündigungsfrist beendest, wird dieser automatisch um deine Laufzeit verlängert.

Mit der Bestätigung unserer Nutzungsbedingungen und der Eingabe Deiner Kontodaten hast Du einen rechtskräftigen Vertrag mit uns abgeschlossen. Im B2B Bereich (Vertrag zwischen zwei Firmen) gibt es keinen Widerruf.

Eine Kündigung können wir Dir demnach erst zum Ende der Vertragslaufzeit bestätigen. Wenn Du dich entscheidest die Zusammenarbeit mit ToolTime zu beenden, sende uns bitte eine Mail mit deinem Kündigungswunsch an support@tooltime.app. Anschließend wird sich Dein persönlicher Ansprechpartner mit Dir in Verbindung setzen.

Deine Rechnung senden wir Dir, je nach gewähltem Zahlungszeitraum, monatlich/jährlich/zweijährlich per E-Mail zu. Bitte schaue ggf. auch in Deinem Spam-Ordner nach. Sollte Dir eine Rechnung fehlen, kontaktiere uns gern über den Chat oder per Mail an support@tooltime.app.

Die Rechnung setzt sich zusammen aus dem Rechnungszeitraum, den gebuchten Lizenzen, der gewählten Vertragslaufzeit, und etwaigen Zusatzleistungen wie z.Bsp. Schulungspakete und dem Import von Kunden- oder Materialdaten. Bei Fragen zu Deiner Rechnung, kontaktiere uns gern über den Chat oder per Mail an support@tooltime.app.