Mit dem Katalog in ToolTime hast Du all Deine Materialien und Leistungen im Blick und kannst diese an einem zentralen Ort einsehen und bearbeiten.
Artikel in den Katalog aufnehmen
In der Regel startest Du mit einem leeren Katalog und hast folgende Möglichkeiten diesen zu befüllen.
Artikel einzeln im Katalog hinzufügen
Über "+ Artikel Hinzufügen" können neue Artikel direkt in den Katalog hinzugefügt und anschließend in Angeboten, Rechnungen und Terminen verwendet werden.
Außerdem kannst Du neue und bestehende Positionen direkt aus dem Angebots- und Rechnungsentwurf in den Katalog überführen. Wähle dazu einfach "zum Katalog hinzufügen" unter der jeweiligen Position aus.
Den gesamten Artikelstamm dem Katalog hinzufügen
Du kannst uns jederzeit Deinen gesamten Artikelstamm als CSV Datei zusenden. Wir pflegen diesen gesammelt für Dich in den Katalog ein.
Weitere Informationen zum Materialimport und unsere entsprechende Vorlage findest Du hier.
Katalogartikel verwenden und bearbeiten
Die Artikel und Leistungen aus Deinem Katalog werden beim Hinzufügen von Positionen in Angeboten, Rechnungen und Terminen als Erstes bei den Vorschlägen angezeigt. Wenn Du einen Katalogartikel verwendest, kannst Du diesen anschließend im Entwurfsmodus beliebig bearbeiten. Die Änderungen werden nicht in den Katalog übernommen.
Im Katalog kannst Du nach Positionsarten filtern oder bestimmte Artikel gleich über die Suche anzeigen lassen. Die Positionen können hier bearbeitet und anschließend gespeichert werden. Über das Aktivitätenprotokoll kannst Du jederzeit alle Änderungen nachvollziehen.
Bei der Bearbeitung von Katalogartikeln hast Du die Möglichkeit optional neben den gewohnten Angaben zu Art, Einheit, Beschreibung und Preis auch eine eigene Artikelnummer zu vergeben. Diese ist für Deine Kunden nicht sichtbar.
Katalogpositionen in der mobilen App
Alle Positionen, die in der Webversion in den Katalog hinzugefügt wurden, stehen auch in der mobilen App zur Verfügung. Diese können beim Dokumentieren von Leistungen aus der Vorschlagliste ausgewählt werden.
Wenn die Bezeichnung eines Katalogartikels geändert wird, ist die Verbindung zum Katalog jedoch nicht mehr gegeben. Ein solcher Artikel wird, wenn aus dem entsprechenden Termin eine Rechnung erstellt wird, ohne Preis angezeigt.