Du kannst alle mit ToolTime erstellten Dokumente direkt per Mail an Deine Kunden senden, ohne diese vorher herunterladen oder ein Email Programm öffnen zu müssen. So kannst Du auch mit einem Klick auf das Dokument sehen, wann dieses dem Kunden zugestellt wurde.
Einstellungen
Bevor Du E-Mails aus ToolTime versenden kannst, passt Du Deine E-Mail Einstellungen in den Einstellungen im Bereich "Kommunikation" an.
Du hast die Möglichkeit eine Standard-Antwortadresse zu hinterlegen, an die alle Antworten der Kunden gesendet werden - dies ist normalerweise die E-Mail Adresse Deiner Firma. Als Absender sehen Deine Kunden automatisch Deinen Firmennamen.
Außerdem kannst Du entscheiden, ob Dein Firmenlogo in der Email angezeigt werden soll. Achte darauf, dass die hinterlegten Informationen aus der Fußzeile für die Signatur verwendet werden und passe diese gegebenenfalls an.
Dokumente per E-Mail versenden
Zurzeit kannst Du folgende Dokumente aus ToolTime versenden:
Angebote
Arbeitsberichte
Auftragsbestätigungen
Rechnungen (mit den zugehörigen Arbeitsberichten) & Stornorechnungen
Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Klicke dafür in der jeweiligen Dokumentenansicht auf das E-Mail Symbol oben rechts oder in den Listenansichten auf das 3-Punkte-Menü und wähle dort "Per E-Mail senden" aus.
Du hast die Möglichkeit den Betreff, den Empfänger und den Inhalt der Nachricht anzupassen.
Du kannst außerdem entscheiden, ob Du eine Kopie der E-Mail an Dich selbst senden möchtest. Dies ist zu empfehlen, falls Du im Nachhinein noch nachverfolgen willst, was genau der (von Dir ggf. personalisierte) Inhalt der E-Mail war.
Abschließend klickst Du auf “Senden”, um das Dokument an Deine Kunden zu verschicken. Du erhältst im Anschluss eine kleine Nachricht, ob das Senden erfolgreich war und siehst auf der rechten Seite des Dokuments eine Information, wann die E-Mail an wen versendet wurde.