Sie können alle mit ToolTime erstellten Dokumente direkt per Mail an Ihre Kunden senden, ohne diese vorher herunterladen oder ein Email Programm öffnen zu müssen. So können Sie mit einem Klick auf das Dokument sehen, wann dieses dem Kunden zugestellt wurde.

Einstellungen

Bevor Sie E-Mails aus ToolTime versenden können, passen Sie Ihre E-Mail Einstellungen unter dem Reiter “Einstellungen” an.
Sie haben die Möglichkeit eine “Standard-Antwortadresse” zu hinterlegen, an die alle Antworten der Kunden gesendet werden - dies ist normalerweise die E-Mail Adresse Ihrer Firma. Als Absender sehen Ihre Kunden automatisch Ihren Firmennamen.
Achten Sie darauf, dass die hinterlegten Informationen aus der Fußzeile für die Signatur verwendet werden und passen Sie diese gegebenenfalls an.


Dokumente per E-Mail versenden

Zurzeit können Sie folgende Dokumente aus ToolTime versenden:

  • Angebote,

  • Arbeitsberichte,

  • Auftragsbestätigungen,

  • Rechnungen, Stornorechnungen

  • Zahlungserinnerungen und Mahnungen.

Klicken Sie dafür in der jeweiligen Dokumentenansicht auf das E-Mail Symbol oben rechts oder in den Listenansichten auf das 3-Punkte-Menü und wählen Sie dort "Per E-Mail senden" aus.


Sie haben die Möglichkeit den Betreff, den Empfänger und den Inhalt der Nachricht anzupassen.
Sie können außerdem entscheiden, ob Sie eine Kopie der E-Mail an sich selbst senden möchten. Dies ist zu empfehlen, falls Sie im Nachhinein noch nachverfolgen wollen, was genau der (von Ihnen ggf. personalisierte) Inhalt der E-Mail war.


Abschließend klicken Sie auf “Senden”, um das Dokument an Ihren Kunden zu verschicken. Sie erhalten im Anschluss eine kleine Nachricht, ob das Senden erfolgreich war und sehen auf der rechten Seite des Dokuments eine Information wann die E-Mail an wen versendet wurde.


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