In ToolTime kannst Du einen Kundenstamm anlegen und auf die bestehenden Kunden jederzeit aus den unterschiedlichen Bereichen der Webversion zugreifen.
Es gibt drei Möglichkeiten, wie Du einen Kunden in ToolTime erstellen kannst:
aus der Kundenliste
aus einem Angebots- und Rechnungsentwurf
aus einem Termin
Kunde aus der Kundenliste erstellen
Einen neuen Kunden kannst Du in der Kundenliste ganz einfach über die Auswahl "Neuer Kunde" hinzufügen. Anschließend öffnet sich die Eingabemaske.
Kunde aus einem Angebots- und Rechnungsentwurf oder aus einem Termin erstellen
Alternativ kannst Du einen Kunden auch anlegen, wenn Du Dich im Entwurfsmodus einer Rechnung oder eines Angebotes befindest oder wenn Du einen neuen Termin erstellst. Im oberen Teil des Entwurfsmodus kannst Du das Dokument entweder einem bestehenden Kunden zuordnen oder einen neuen "Kunden erstellen".
Bearbeitung der Eingabemaske
Bei der Anlage eines neuen Kunden unterscheiden wir zwischen Privatpersonen und Firmenkunden. Die auszufüllenden Felder weichen je nach Kundentyp leicht ab.
Unter "Details einblenden" kannst Du zusätzlich optionale Informationen zum jeweiligen Kunden hinterlegen.
Nutze im Feld "Adresse" unsere Google Maps Integration, die Dir bei Eingabe der Straße sofort entsprechende Vorschläge macht. Dies erleichtert und beschleunigt Deine Eingabe.
Die Kundennummer kannst du entweder selbst zuweisen oder automatisch fortlaufend vergeben. Kontaktiere uns dafür einfach über den Chat, sodass wir dies für Dich einstellen können.
Das Feld "Leitweg-ID" ist nur relevant, wenn es sich um einen Kunden aus dem öffentlichen Sektor handelt, für den Du gegebenenfalls E-Rechnungen laut E-Rechnungs-Verordnung erstellen musst. Mehr Informationen dazu findest Du hier.
Nutze das Feld "Beschreibung" für sämtliche auftragsunabhängigen Notizen zu dem Kunden, wie bspw. besondere Zahlungskonditionen oder ähnliches.
Mehrere Adressen und Ansprechpersonen speichern
Wenn Du neben der Rechnungsadresse zusätzliche Adressen und Ansprechpartner bei einem Hauptkunden angeben und speichern möchtest, klickst Du auf der linken Seite im Kundenverlauf auf weitere Adressen und Kontakte.
Auf die zusätzlich hinterlegten Adressen kannst Du ganz einfach bei der Erstellung eines Projektes oder eines Termins zurückgreifen. Wichtig ist hierbei zu wissen, dass ein Projekt nur einen Ausführungsort haben kann.
Auf diese Adressen kannst Du auch ganz einfach beim Erstellen eines Termins zurückgreifen.
Kundenstamm Exportieren
Wenn Du mit der Inhaberberichtigung arbeitest, kannst Du Deinen Kundenstamm im Bereich "Datenexport" jederzeit als .csv oder Excel Datei exportieren.