Zeiterfassung in der App

Alle Ihre Mitarbeitenden können Ihre Arbeitszeiten von nun an in der mobilen App erfassen. Dazu gibt es unten neben den Terminen einen separaten Tab (Zeiterfassung - Beta) . Sobald Sie darauf gehen, können Sie die Stoppuhr starten, Ihre Arbeitszeit oder eine Abwesenheit eintragen.

Sobald Sie die Stoppuhr starten fängt die App an Ihre Arbeitszeit zu erfassen. Bei Bedarf können Sie eine Pause erfassen. Sobald Sie auf das Pausensymbol ( ⏸ ) klicken, wird die Dauer der Pause aufgezeichnet bis sie wieder der Arbeit fortfahren ( ▶️ ).

Um den Zeiteintrag zu beenden, klicken Sie auf das Stoppsymbol ( ⏹ ) - der Eintrag erscheint nach Beendigung automatisch in der Gesamtübersicht, mit der die Mitarbeitenden Ihre tägliche Arbeitszeit im Blick behalten können.

Alternativ können sie die Zeiten auch unter Arbeitszeit händisch eintragen, eine Beschreibung hinzufügen und mit einem Termin verknüpfen.

❗️Achtung: Die Zeiteinträge werden um Mitternacht automatisch gestoppt. Falls Sie z.B. einen Notfall-Dienst über Nacht haben, können Sie einen neuen Zeiteintrag für den nächsten Tag starten.

Zeiteinträge bearbeiten, löschen und Termine zuordnen

In der Gesamtübersicht haben Sie die Möglichkeit auf alle Einträge zu tippen und diese zu bearbeiten oder zu löschen. Sie können das Datum, Start-, Endzeit und die Pausendauer bearbeiten und eine Beschreibung (z.B. Anfahrt, Art der Aktivität oder wichtige Informationen für das Büro) hinzufügen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit dem Zeiteintrag einem Termin zuzuordnen.

Pro Tag können Sie beliebig viele Zeiteinträge erfassen und diese Terminen zuordnen. Sie haben ebenso die Möglichkeit mehrere Einträge einem Termin zuzuordnen.

Zeiteinträge direkt aus dem Termin erstellen

Es besteht ebenfalls die Möglichkeit die Zeiterfassung direkt aus dem Termin zu starten, damit Sie genau wissen wie lange die eigentlich Arbeitszeit bei einem bestimmten Termin angedauert hat.

Gehen Sie dazu in einen Termin und klicken auf das Symbol mit der Stoppuhr. Im Anschluss können Sie die Stoppuhr direkt starten oder die Arbeitszeiten händisch eintragen.

Zeiteinträge in die Leistungen übernehmen

Sie können die erfasste Zeit der Stoppuhr aus der App bei Bedarf direkt in die Leistungen übernehmen.

In den Arbeitszeit-Leistungen erscheint nun die zuvor im Termin erfasste Zeit als Vorschlag, die Sie entweder direkt mit einem Klick übernehmen, nach Wunsch auch anpassen und betiteln können.

❗️Achtung:

  • Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, ob die tatsächliche Arbeitszeit auch wirklich auf dem Arbeitsschein erscheinen soll, da diese nach der Unterschrift nicht mehr zu verändern ist.

  • Jeder Mitarbeiter kann nur seine eigene Arbeitszeit in die Positionen übernehmen.

Abwesenheiten eintragen

Auch Abwesenheiten können direkt über die Zeiterfassung eingetragen werden. Dafür gehen Sie auf Abwesenheit eintragen. Danach können Sie einen Abwesenheitsgrund auswählen (Urlaub, Feiertag, Schule, Krankheit, Sonstige Abwesenheit), dass Datum festlegen, die Zeit der Abwesenheit eintragen und den Eintrag speichern. Dieser erscheint dann sofort in der Webversion.

Zeiterfassung in der Webversion

Übersicht

In der Desktop Version von ToolTime können Sie die Zeiterfassung im Hauptmenü finden.

Sie finden eine Auflistung aller Einträge, die von Ihren Mitarbeitern gemacht wurden und haben die Möglichkeit einen Zeitraum, Mitarbeiter und/oder Projekt auszuwählen und nach Namen und Datum zu sortieren.

Nach Bedarf können Sie sich Abwesenheiten anzeigen lassen oder diese ausblenden (oben rechts in der Ecke).

Zudem können Sie die Zeiteinträge und "Exportieren" als CSV oder Excel Datei exportieren. Der Export bezieht sich auf Ihre ausgewählten Filtereinstellungen. Damit können Sie individuell bestimmen ob Sie z.B. für einen einzelnen Mitarbeiter, ein bestimmtes Projekt und/oder einen bestimmten Zeitraum einen Bericht exportieren wollen.

In den Terminen

In den Terminen sehen Sie auf den ersten Blick, welche Positionen aus der Zeiterfassung übernommen wurden. Diese erscheinen auch auf dem Arbeitsschein und werden für Rechnungen, die aus dem Termin erstellt werden, automatisch übernommen.

Warum Beta?

Die Zeiterfassung ist zurzeit in der Betaversion. Das heißt, die Funktion ist bereits nutzbar und bringt einen Mehrwert, hat allerdings (noch) einen limitierten Funktionsumfang. Dieser entwickelt sich durch Ihr Feedback jedoch stetig weiter.


War diese Antwort hilfreich für dich?