Logo oder Briefkopf hochladen

Um Ihren mit ToolTime erstellten Dokumenten eine persönliche Note zu geben, können Sie Ihr Logo oder Ihren Briefkopf in den oberen Bereich Ihrer PDF-Dokumente einfügen. Gehen Sie dazu im Menü links in die Einstellungen.

Hier können Sie Ihr Logo oben links, mittig oder rechts in drei verschiedenen Größen platzieren. Bitte beachten Sie, dass die Größe dabei 0,4 MB nicht überschreiten darf.

Ein Briefkopf erstreckt sich im Gegensatz zum Logo über die gesamte Breite des Layouts, sodass mehr Raum für Gestaltung oder Informationen vorhanden ist. Bitte beachten Sie, dass Ihre Adresse sowie Ihre Kontaktdaten bereits fix in unserem Layout verankert sind und Sie diese Informationen nicht im Briefkopf berücksichtigen müssen. Die Größe des Briefkopfes muss genau 2434 × 242 pxl betragen. Ihr Grafiker braucht keinen weißen Rand links und rechts zu berücksichtigen. Die Datei kann direkt mit Text oder Bildern abschließen, so ist der Briefkopf mit dem Text darunter bündig.

Ihr komplettes Briefpapier, sprich ein Layout welches sich über das gesamte Dokument ausbreitet, können Sie momentan noch nicht hinterlegen. Sie haben aber die Möglichkeit Fußzeile und Logo auszublenden, sodass Sie auf Ihrem Briefpapier drucken können. Beachten Sie hierbei jedoch, dass sich Ihr Layout nicht mit unserem überschneiden sollte.

Einleitungstext anpassen

Im mittleren Bereich der Einstellungen können Sie den Standardtext für die Einleitung in Angeboten und Rechnungen anpassen. Der hier festgelegte Text gilt für jeweils alle Angebote und Rechnungen unabhängig vom Projekt oder Kunden. Die Anrede wird automatisch mit dem Namen Ihrer Kunden vorausgefüllt.

Sollten Sie den Einleitungstext einmal individuell für ein Angebot oder eine Rechnung anpassen wollen, können Sie dies im jeweiligen Entwurf des Dokuments machen.

Fußzeile bearbeiten

Im unteren Bereich der Einstellungen können Sie Ihre Fußzeile mit Informationen füllen bzw. diese anpassen. Falls Sie alle Dokumente auf Ihr eigenes Briefpapier drucken wollen und dieses bereits eine Fußzeile enthält, können Sie unsere Fußzeile oben rechts auch komplett ausblenden.

Nummernkreisläufe für Rechnungen und Angebote

Rechnungs- sowie Angebotsnummern werden in ToolTime automatisch vergeben, sobald ein Angebot oder eine Rechnung abgeschlossen wird. Die Startziffer (z.B. R-2022-001) des Nummernkreises können Sie hier selbst vergeben. Diese ist anschließend fortlaufend.

Bei der Definition des Präfix haben Sie alle Möglichkeiten. Empfohlene Formate sind beispielsweise für Angebote A oder A-2022 und für Rechnungen R oder R-2022.

Im Feld Beginnt bei können Sie die Nummer festlegen, mit der gestartet werden soll. Diese muss numerisch sein und kann beliebig viele Stellen haben. Wenn Sie z.B. 0001 wählen, wird diese wie folgt hochgezählt: 0001, 0002, …0010 ect.

Unter Nächste Angebots- bzw. Rechnungsnummer sehen Sie, welche Nummer als nächste vergeben wird, basierend auf Ihrer aktuellen Eingabe.

Die Angebots- und Rechnungsnummern sowie die Debitorennummer/ Kundennummern werden jeweils im oberen rechten Teil der fertiggestellten Dokumente angezeigt.

Achtung: Ihr Format (Präfix + Nummer) können Sie individuell bestimmen. Stimmen Sie sich dazu bitte mit Ihrem Steuerberater ab. Es ist nicht möglich, eine Angebots- oder Rechnungsnummer doppelt zu vergeben.

Kundennummern

Die Einstellung Ihrer Kundennummern nehmen weiterhin wir für Sie vor. Kontaktieren Sie uns dazu einfach über den Chat.


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