Im Einstellungsbereich können Sie Ihr ToolTime nach Ihren Bedürfnissen einrichten. Hier können Sie Ihre Dokumente personalisieren, Textbausteine bearbeiten und speichern, Nummernkreise festlegen und Ihre Kundenkommunikation anpassen.

Logo oder Briefkopf hochladen

Um Ihren mit ToolTime erstellten Dokumenten eine persönliche Note zu geben, können Sie Ihr Logo oder Ihren Briefkopf in den oberen Bereich Ihrer PDF-Dokumente einfügen. Gehen Sie dazu im Menü links in die Einstellungen.

Hier können Sie Ihr Logo oben links, mittig oder rechts in drei verschiedenen Größen platzieren. Bitte beachten Sie, dass die Größe dabei 0,4 MB nicht überschreiten darf.

Ein Briefkopf erstreckt sich im Gegensatz zum Logo über die gesamte Breite des Layouts, sodass mehr Raum für Gestaltung oder Informationen vorhanden ist. Bitte beachten Sie, dass Ihre Adresse sowie Ihre Kontaktdaten bereits fix in unserem Layout verankert sind und Sie diese Informationen nicht im Briefkopf berücksichtigen müssen. Die Größe des Briefkopfes muss genau 2434 × 242 pxl betragen. Ihr Grafiker braucht keinen weißen Rand links und rechts zu berücksichtigen. Die Datei kann direkt mit Text oder Bildern abschließen, so ist der Briefkopf mit dem Text darunter bündig.

Ihr komplettes Briefpapier, sprich ein Layout welches sich über das gesamte Dokument ausbreitet, können Sie momentan noch nicht hinterlegen. Sie haben aber die Möglichkeit Fußzeile und Logo auszublenden, sodass Sie mit ToolTime erstellte Dokumente auf Ihrem Briefpapier drucken können. Beachten Sie hierbei jedoch, dass sich Ihr Layout nicht mit unserem überschneiden sollte.

Einleitungs- und Schlusstexte anpassen

Im mittleren Bereich der Einstellungen können Sie die Standardtexte für Angeboten und Rechnungen destlegen und anpassen. Die hier festgelegten Texte gelten für jeweils alle Angebote und Rechnungen unabhängig vom Projekt oder Kunden. Die Anrede wird automatisch mit dem Namen Ihrer Kunden vorausgefüllt.

Wenn Sie die Angaben für bestimmte Dokumente einmal individuell anpassen möchten, können Sie dies im jeweiligen Entwurf des Dokuments machen.

Unter dem Reiter Schlusstext können Sie zudem festlegen, ob der Hinweis zur Aufbewahrungspflicht für Privatkunden angezeigt werden soll.

Ausweisung des Lohnkostenanteils

Hier können Sie festlegen in welchen Angeboten und Rechnungen Sie den Hinweis zum Lohnkostenanteil anzeigen möchten. Auf Rechnungen für Privatkunden ist der Hinweis gesetzlich vorgeschrieben. In einzelnen Angeboten und Rechnungen können Sie den Hinweis individuell ein- oder ausblenden.

Fußzeile bearbeiten

Im unteren Bereich der Einstellungen können Sie Ihre Fußzeile mit Informationen füllen bzw. diese anpassen. Falls Sie alle Dokumente auf Ihr eigenes Briefpapier drucken wollen und dieses bereits eine Fußzeile enthält, können Sie unsere Fußzeile oben rechts auch komplett ausblenden.

Nummernkreisläufe für Rechnungen und Angebote

Rechnungs- und Angebotsnummern werden in ToolTime automatisch vergeben, sobald ein Angebot oder eine Rechnung fertiggestellt wird. Die Startziffer (z.B. R-2022-001) des Nummernkreises können Sie hier selbst vergeben. Diese ist anschließend fortlaufend.

Bei der Definition des Präfix haben Sie alle Möglichkeiten. Empfohlene Formate sind beispielsweise für Angebote A oder A-2022 und für Rechnungen R oder R-2022.

Im Feld Beginnt bei können Sie die Nummer festlegen, mit der gestartet werden soll. Diese muss numerisch sein und kann beliebig viele Stellen haben. Wenn Sie z.B. 0001 wählen, wird diese wie folgt hochgezählt: 0001, 0002, …0010 ect.

Unter Nächste Angebots- bzw. Rechnungsnummer sehen Sie, welche Nummer als nächste vergeben wird, basierend auf Ihrer aktuellen Eingabe.

Wichtig: Ihr Format (Präfix + Nummer) können Sie individuell bestimmen. Stimmen Sie sich dazu bitte mit Ihrem Steuerberater ab. Es ist nicht möglich, eine Angebots- oder Rechnungsnummer doppelt zu vergeben.

E-Mail und SMS Benachrichtigungen.

Welche Einstellungen Sie im Vorfeld vornehmen müssen, wenn Sie Dokumente direkt aus ToolTime per Mail an Ihre Kunden versenden möchten, erfahren Sie hier.

Wenn Sie Terminbenachrichtigungen per SMS an Ihre Kunden senden möchten, können Sie im unteren Teil des Einstellungsbereiches den Text der SMS anpassen. Die Informationen zum Termin werden automatisch übernommen. Den übrigen Text können Sie hier festlegen. Dabei darf der Text maximal 160. Zeichen umfassen.


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