Im Einstellungsbereich kannst Du Dein ToolTime nach Deinen Bedürfnissen einrichten. Hier kannst Du alles für Deine Rechnungslegung und Kommunikation einstellen sowie Texte und Layout bearbeiten.

Rechnungs- und Angebotsnummern werden in ToolTime automatisch vergeben, sobald ein Angebot oder eine Rechnung fertiggestellt wird. Die Startziffer (z.B. R-2023-001) des Nummernkreises kannst Du hier selbst vergeben. Diese ist anschließend fortlaufend.

Bei der Definition des Präfix hast Du alle Möglichkeiten. Empfohlene Formate sind beispielsweise für Angebote A oder A-2023 und für Rechnungen R oder R-2023.

Im Feld Beginnt bei kannst Du die Nummer festlegen, mit der gestartet werden soll. Diese muss numerisch sein und kann beliebig viele Stellen haben. Wenn Du z.B. 0001 wählst, wird diese wie folgt hochgezählt: 0001, 0002, …0010 etc.

Unter Nächste Angebots- bzw. Rechnungsnummer siehst Du, welche Nummer als nächste vergeben wird, basierend auf Deiner aktuellen Eingabe.

Wichtig: Dein Format (Präfix + Nummer) kannst Du individuell bestimmen. Stimme Dich dazu bitte mit Deinem Steuerberater ab. Es ist nicht möglich, eine Angebots- oder Rechnungsnummer doppelt zu vergeben.

Hier kannst Du festlegen, in welchen Angeboten und Rechnungen Du den Hinweis zum Lohnkostenanteil anzeigen möchtest. Auf Rechnungen für Privatkunden ist der Hinweis gesetzlich vorgeschrieben. In einzelnen Angeboten und Rechnungen kannst Du den Hinweis individuell ein- oder ausblenden.

Im Bereich Steuersätze kannst Du die Steuersätze und zugehörigen Paragraphen hinzufügen und bearbeiten, die Du für die Erstellung deiner Rechnungen und Angebote benötigst. Steuersätze, die Du nicht angezeigt bekommen möchtest, kannst Du hier entfernen.

Hier kannst Du Dein Logo oben links, mittig oder rechts in drei verschiedenen Größen platzieren. Bitte beachte, dass die Größe dabei 0,4 MB nicht überschreiten darf.

Ein Briefkopf erstreckt sich im Gegensatz zum Logo über die gesamte Breite des Layouts, sodass mehr Raum für Gestaltung oder Informationen vorhanden ist. Bitte beachte, dass Deine Adresse sowie Deine Kontaktdaten bereits fix in unserem Layout verankert sind und Du diese Informationen nicht im Briefkopf berücksichtigen musst. Die Größe des Briefkopfes muss genau 2434 × 242 pxl betragen. Du brauchst keinen weißen Rand links und rechts zu berücksichtigen, die Datei kann direkt mit Text oder Bildern abschließen, so ist der Briefkopf mit dem Text darunter bündig.

Dein komplettes Briefpapier, sprich ein Layout, welches sich über das gesamte Dokument ausbreitet, kannst Du momentan noch nicht hinterlegen. Du hast aber die Möglichkeit Fußzeile und Logo auszublenden, sodass Du mit ToolTime erstellte Dokumente auf Deinem Briefpapier drucken kannst. Beachte hierbei jedoch, dass sich Dein Layout nicht mit unserem überschneiden sollte.

Im zweiten Teil des Bereichs Texte & Layout kannst Du Deine Fußzeile mit Informationen füllen bzw. diese anpassen. Falls Du alle Dokumente auf Dein eigenes Briefpapier drucken willst und dieses bereits eine Fußzeile enthält, kannst Du unsere Fußzeile oben rechts auch komplett ausblenden.

Du hast weiterhin die Möglichkeit, die Standardtexte für Angebote und Rechnungen anzupassen. Die hier festgelegten Texte gelten für jeweils alle Angebote und Rechnungen unabhängig vom Projekt oder Kunden. Die Anrede wird automatisch mit dem Namen Deiner Kunden vorausgefüllt.

Wenn Du die Angaben für bestimmte Dokumente einmal individuell anpassen möchtest, kannst Du dies im jeweiligen Entwurf des Dokuments machen. Diese Anpassungen werden nicht für andere Dokumente übernommen.

Unter dem Reiter Schlusstext kannst Du zudem Deine Zahlungsbedingungen festlegen und bestimmen, ob der Hinweis zur Aufbewahrungspflicht für Privatkunden angezeigt werden soll.

Welche Einstellungen Du im Vorfeld vornehmen musst, wenn Du Dokumente direkt aus ToolTime per Mail an Deine Kunden versenden möchtest, erfährst Du hier.

Wenn Du Terminbenachrichtigungen per SMS an Deine Kunden senden möchtest, kannst Du im unteren Teil des Kommunikationsbereiches den Text der SMS anpassen. Die Informationen zum Termin werden automatisch übernommen. Den übrigen Text kannst Du hier festlegen. Dabei darf der Text maximal 160 Zeichen umfassen.

Mehr zum Start mit ToolTime: