Die E-Rechnungs-Verordnung verpflichtet ab dem 27.11.2020 zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund. Dies gilt insbesondere für öffentliche Aufträge mit Beteiligung des Bundes, bei denen ab einem Auftragswert von 1.000€ eine elektronische Rechnung verpflichtend gesendet sowie empfangen und weiter verarbeitet werden muss.
XRechnung und ZUGFeRD
Die XRechnung ist in Deutschland der Standard für elektronische Rechnungen und stellt die Rechnungsdaten in einem xml-Format zur Verfügung. Jedes Rechnungs-PDF enthält daher einen xml-Anhang. ZUGFeRD legt außerdem fest, dass es sich beim Rechnungs-PDF um ein PDF/A-3 handeln muss, das ist in ToolTime bei allen Rechnungs-PDFs der Fall.
Vorteile der E-Rechnung
vereinfachte Rechnungsstellung
verkürzte Durchlaufzeiten für eine schnellere Bearbeitung
Einsparpotenziale im Rechnungsversand durch Wegfall von Portokosten
Schonung der Umwelt durch weniger Papierverbrauch und den Wegfall von Transportwegen
Leitweg-ID
Handelt es sich bei einem Deiner Kunden um einen öffentlichen Auftraggeber, der Leitweg-IDs zur eindeutigen Zuordnung der Rechnung verwendet, kannst Du diese Leitweg-ID bei den Kundendaten in ToolTime im dazugehörigen Feld hinterlegen. Beachte dabei, dass der Kundentyp Firmenkunde ausgewählt werden muss.
Die Leitweg-ID wird dann automatisch in das elektronische Datenformat des PDFs eingefügt und so können die Rechnungsdaten beim Empfänger schneller verarbeitet werden.
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