Rechnungen können 4 verschiedene Status haben - Entwurf, Unbezahlt, Bezahlt, Storniert. Außerdem gibt es im Status Bezahlt zwei Rechnungstypen, die fertiggestellte Rechnung, die als bezahlt markiert wurde und die Stornorechnung oder Gutschrift, die ausgezahlt wurde.
Der Status Entwurf bedeutet, dass sich die Rechnung im Bearbeitungsmodus befindet und so lange weiterhin veränderbar bleibt. Über die Vorschau kannst Du Dir das Rechnungs-PDF anschauen und kontrollieren, dass alles stimmt. Im Status Entwurf hat die Rechnung zudem noch keine Rechnungsnummer.
Wenn Du eine Rechnung fertigstellst, wird eine Rechnungsnummer zugewiesen und das Rechnungs-PDF sicher abgelegt. Es ist dann nicht mehr veränderbar. Aus rechtlichen Gründen muss dieses Rechnungs-PDF für 10 Jahre digital archiviert werden, daher lassen wir keine Änderung mehr zu. Der Status ist jetzt Unbezahlt.
Wenn Du die Zahlung zur Rechnung erhalten hast, kannst Du die Rechnung über das geöffnete Dokument oder die Listenansicht unter den drei grauen Punkten als bezahlt markieren. So kannst Du immer unterscheiden zwischen Rechnungen, die bereits bezahlt wurden und unbezahlten Rechnungen, bei denen Du Deine Kunden nochmal an die Zahlung erinnern solltest.
Wir empfehlen Dir den Status Bezahlt auch bei Stornorechnungen (Gutschriften) zu verwenden, um einen Überblick zu bekommen, welche Gutschriften an Kunden zurück gezahlt wurden (Bezahlt) und welche Gutschriften noch ausgezahlt werden müssen (Unbezahlt).
Diese Logik wenden wir beim Stornieren von Rechnungen automatisch an:
Erster Fall: Wenn Du eine unbezahlte Rechnung stornierst, wird die Stornorechnung (Gutschrift) automatisch auf den Status Bezahlt gesetzt. In diesem Fall gehen wir davon aus, dass die Rechnung nicht bezahlt wurde und daher auch keine Rückzahlung getätigt werden muss.
Zweiter Fall: Du stornierst eine Rechnung, die schon als Bezahlt markiert wurde. Die Stornorechnung (Gutschrift) wird dann automatisch auf den Status Unbezahlt gesetzt. Dies bedeutet, dass Du die erhaltene Zahlung noch zurückzahlen musst.
Du kannst selbstverständlich jederzeit den Status von Rechnungen und Stornorechnungen (Gutschriften) zwischen Bezahlt und Unbezahlt wechseln.
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