Nachdem Du eine Rechnung auf eine der hier beschriebenen Arten erstellt hast, befindest Du Dich im Entwurfsmodus der Rechnung. Hier kannst Du die Bestandteile und Inhalte wie folgt bearbeiten:

Wähle zunächst den Kunden aus Deinem bestehenden Stamm oder lege direkt einen neuen Kunden an. Wenn Du die Rechnung ohne zugehöriges Projekt angelegt hast, kannst Du das jetzt im Feld "Projekt zuordnen" nachholen. Du kannst die Rechnung auch unabhängig von einem Projekt erstellen.

Im oberen Bereich des Entwurfs findest Du die Felder "Rechnungsart", "Rechnungstitel" und "Rechnungsdatum". Alternative Rechnungsarten, wie Abschlags- und Teilrechnungen können lediglich innerhalb eines Projektes erstellt werden. Wenn Du eine gewöhnliche Rechnung erstellen willst, behalte die voreingestellte Rechnungsart "Rechnung" bei.

Das Feld Rechnungstitel ist bereits vorausgefüllt. Du kannst dieses jedoch nach Bedarf abändern. Das voreingestellte Rechnungsdatum ist das, des Tages, an dem der Rechnungsentwurf erstellt wurde. Du kannst dieses über eine direkte Eingabe verändern, oder das richtige Datum über den kleinen Kalender auswählen.

Den Einleitungstext haben wir bereits für Dich vorausgefüllt. Gerne kannst Du diesen übernehmen oder einen eigenen Text einfügen. Bei Änderung des Textes wird dieser nicht automatisch für die nächste Rechnung, die Du erstellst übernommen. Wenn Du den Einleitungstext dauerhaft verändern willst, nimm diese Änderung im Bereich "Einstellungen" vor.

Darunter kannst Du den Leistungszeitraum für die Rechnung anpassen.

Im mittleren Teil des Entwurfs befindet sich der Bereich Leistungen. Hier kannst Du Leistungsgruppen und Positionen hinzufügen.

Mithilfe von Leistungsgruppen kannst Du Deine Positionen inhaltlich gruppieren. Dies macht es für Dich und Deinen Kunden leichter (besonders bei vielen Positionen) den Überblick zu behalten. Die einzelnen Leistungsgruppen kannst Du umbenennen. Weitere Leistungsgruppen erstellst Du über das Feld "+ Leistungsgruppen hinzufügen". Über den grauen Papierkorb neben jeder Leistungsgruppe kannst Du diese wieder löschen. Du kannst natürlich auch nur in einer oder keiner Leistungsgruppe arbeiten. Um in keiner Leistungsgruppe zu arbeiten, lösche einfach das Wort Leistungsgruppe aus dem entsprechenden Feld, sodass dieses leer ist.

Unter jeder Leistungsgruppe kannst Du die zugehörigen Positionen hinzufügen.

Unter Art kannst Du zwischen Lohn, Material, Mischposition oder Sonstiges wählen. Die nächsten beiden Felder geben Dir die Möglichkeit, die Menge sowie die Einheit auszuwählen. Im Feld Bezeichnung kannst Du den Namen der Leistung neu hinzufügen bzw. nach Deinen bereits gespeicherten Leistungen suchen.

Die erweiterte Artikelsuche mit all Deinen importierten Artikeln vom Großhändler sowie Deinen selbstangelegten Katalogartikeln findest Du unter dem Feld "Artikel durchsuchen". Dieses öffnet sich durch Klicken in das Feld "Bezeichnung".

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Gibst Du eine Leistung erstmalig ein, musst Du noch den Preis im Feld Einkaufspreis hinzufügen. Im benachbarten Feld kannst Du einen Aufschlag in Prozent angeben. Dieser berechnet dann automatisch die Marge und den Gesamtpreis. Auf der fertigen Rechnung werden Einkaufspreis, Aufschlag und Marge nicht für Deinen Kunden sichtbar sein.

In der nächsten Zeile befindet sich das Feld Beschreibung. Füge hier gerne weitere Informationen zu der darüber gelisteten Position ein.

Nachdem Du alle Felder für Deine Leistung bearbeitet hast kannst Du individuell entscheiden, ob Du diese zur späteren Verwendung zu Deinem Katalog hinzufügen möchtest.

Weitere Positionen werden über "+ Position hinzufügen" erstellt.

Über den grauen Papierkorb rechts neben jeder Position kannst Du diese wieder löschen. Wenn Du eine Position verschieben und sie beispielsweise einer anderen Leistungsgruppe zuordnen möchtest, geht dies ganz einfach via drag&drop. Hierzu steuerst Du die betreffende Position mit dem Zeiger der Maus an. Links neben der Position erscheinen nun 6 Punkte. Wenn Du den Zeiger nun auf die Punkte hältst, verwandelt sich der Zeiger in eine kleine Hand. Mit dieser kannst Du nun, unter gedrückt halten der linken Maustaste, die Position an eine beliebige Stelle verschieben.

Unter den einzelnen Leistungsgruppen und Positionen findest Du die Summe netto sowie die Gesamtmarge die sich aus der Summe der in den einzelnen Positionen angegebenen Margen ergibt. Darunter hast Du die Möglichkeit einen Rabatt in Prozent oder einem Fixpreis auf die gesamte Rechnung hinzuzufügen.

Wähle danach zwischen verschiedenen Sätzen für die Umsatzsteuer. Sollten Dir hier bestimmte Steuersätze fehlen, kannst Du diese in den Einstellungen hinzufügen.

Summe netto, Gesamtmarge, Rabatt und Umsatzsteuer ergeben letztlich den Gesamtpreis. Entscheide zusätzlich, ob Du die Umsatzsteuer für Lohnkosten ausweisen möchtest oder nicht.

Unter Zahlungsbedingungen kannst Du ein festes Zahlungsziel in Tagen hinterlegen. Diese Zahl wird auf das Rechnungsdatum addiert und ergibt im Feld "Fällig am" das entsprechende Datum. In den Einstellungen kannst Du eine Voreinstellung des Zahlungsziels für alle Angebote und Rechnungen vornehmen.

Möchtest Du Deinem Kunden Skonto gewähren, gib den prozentuellen Wert sowie den Zeitraum für die Zahlung in der darauffolgenden Zeile an. Der unter diesen Bedingungen fällige Betrag wird im Feld daneben angezeigt.

Im untersten Teil des Entwurfs befinden sich das Feld Schlusstext. Auch dieses Feld lässt sich, genau wie zuvor der Einleitungstext, individuell von Dir bearbeiten. Änderungen der Texte werden dabei nicht automatisch für die nächste Rechnung übernommen. Wenn Du die Texte dauerhaft verändern willst, nimm diese Änderung im Bereich Einstellungen vor.

Nach erfolgreicher Bearbeitung Deines Entwurfs kannst Du die Rechnung mit Hilfe der Vorschau oben rechts prüfen. Die Vorschau zeigt Dir, wie die Rechnung final aussehen wird.

Bist Du zufrieden mit der Vorschau und hast die Rechnung auf Richtigkeit überprüft, kannst Du diese oben rechts Fertigstellen. Wenn Du die Rechnung fertigstellst, wird das PDF sicher abgelegt. Du kannst diese Rechnung dann nicht mehr verändern. Nach dem Fertigstellen der Rechnung wird eine Rechnungsnummer vergeben.

Du hast nun oben rechts die Möglichkeit, die Rechnung herunterzuladen, auszudrucken oder direkt per Mail an den Kunden zu versenden.