Nachdem Sie eine Rechnung auf eine der hier beschriebenen Arten erstellt haben, befinden Sie sich im Entwurfsmodus der Rechnung. Hier können Sie die Bestandteile und Inhalte wie folgt bearbeiten:

Kunde oder Projekt zuordnen

Wenn Sie die Rechnung ohne zugehöriges Projekt angelegt haben, können Sie das jetzt im Feld "Projekt zuordnen" nachholen. Sie können Die Rechnung auch unabhängig von einem Projekt erstellen. Ordnen Sie die Rechnung in diesem Fall nur einem Kunden zu.

Rechnungsdetails

Im oberen Bereich des Entwurfs finden Sie die Felder Rechnungsart, Rechnungstitel und Rechnungsdatum. Alternative Rechnungsarten, wie Abschlags- und Teilrechnungen können lediglich innerhalb eines Projektes erstellt werden. Wenn Sie eine gewöhnliche Rechnung erstellen wollen, behalten Sie die voreingestellte Rechnungsart "Rechnung" bei.

Das Feld Rechnungstitel ist bereits vorausgefüllt. Sie können dieses jedoch nach Bedarf abändern. Das voreingestellte Rechnungsdatum ist das, des Tages, an dem der Rechnungsentwurf erstellt wurde. Sie können dieses über eine direkte Eingabe verändern, oder das richtige Datum über den kleinen Kalender auswählen.

Einleitungstext und Leistungszeitraum

Den Einleitungstext haben wir bereits für Sie vorausgefüllt. Gerne können Sie diesen übernehmen oder einen eigenen Text einfügen. Bei Änderung des Textes wird dieser nicht automatisch für die nächste Rechnung, die Sie erstellen übernommen. Wenn Sie den Einleitungstext dauerhaft verändern wollen, nehmen Sie diese Änderung im Bereich Einstellungen vor.


Darunter können Sie den Leistungszeitraum für die Rechnung anpassen.

Leistungen und Positionen

Im mittleren Teil des Entwurfs befindet sich der Bereich Leistungen. Hier können Sie Leistungsgruppen und Positionen hinzufügen.


Mit Hilfe von Leistungsgruppen können Sie Ihre Positionen inhaltlich gruppieren. Dies macht es für Sie und Ihren Kunden leichter (besonders bei vielen Positionen) den Überblick zu behalten. Die einzelnen Leistungsgruppen können Sie umbenennen. Weitere Leistungsgruppen erstellen Sie über das Feld " + Leistungsgruppen hinzufügen". Über den grauen Papierkorb neben jeder Leistungsgruppe können Sie diese wieder löschen. Sie können natürlich auch nur in einer Leistungsgruppe arbeiten.

Unter jeder Leistungsgruppe können Sie die zugehörigen Positionen hinzufügen.

Unter Art können Sie zwischen Lohn, Material, Mischposition oder Sonstiges wählen. Die nächsten beiden Felder geben Ihnen die Möglichkeit die Menge sowie die Einheit auszuwählen. Im Feld Bezeichnung können Sie den Namen der Leistung hinzufügen. ToolTime wird sich diesen Namen (sowie den dazugehörigen Einkaufspreis und die Beschreibung) merken, sodass Ihnen dieser direkt beim Eingeben der ersten Buchstaben bei folgenden Angeboten und Rechnungen vorgeschlagen wird. Ihre Materialien vom Großhändler können Sie über die kleine Lupe suchen.

Ihre Materialien sind noch nicht verfügbar? Kontaktieren Sie uns über den Chat!

Geben Sie eine Leistung erstmalig ein, müssen Sie noch den Preis im Feld Einkaufspreis hinzufügen. Im benachbarten Feld können Sie einen Aufschlag in Prozent hinzufügen. Dieser berechnet dann automatisch die Marge und den Gesamtpreis. Auf der fertigen Rechnung werden Einkaufspreis, Aufschlag und Marge nicht für Ihren Kunden sichtbar sein.

In der nächsten Zeile befindet sich das Feld Beschreibung. Fügen Sie hier gerne weitere Informationen zu der darüber gelisteten Position ein.

Weitere Positionen werden über "+ Position hinzufügen" erstellt.

Positionen löschen und verschieben

Über den grauen Papierkorb rechts neben jeder Position können Sie diese wieder löschen. Wenn Sie eine Position verschieben möchten und Sie beispielsweise einer anderen Leistungsgruppe zuordnen, geht dies ganz einfach via drag&drop. Hierzu steuern Sie die betreffende Position mit dem Zeiger Ihrer Maus an. Links neben der Position erscheinen nun 6 Punkte. Wenn Sie den Zeiger nun auf die Punkte halten, verwandelt sich der Zeiger in eine kleine Hand. Mit dieser können Sie nun, unter gedrückt halten der linken Maustaste, die Position an eine beliebige Stelle verschieben.

Umsatzsteuer, Gesamtpreis und Schlusstexte

Unter den einzelnen Leistungsgruppen und Positionen finden Sie die Summe netto und haben die Möglichkeit zwischen verschiedenen Sätzen für die Umsatzsteuer zu wählen, welche letztlich den Gesamtpreis bestimmt.

Im untersten Teil des Entwurfs befinden sich die beiden Textfelder Schlusstext und Zahlungsziel. Auch diese Felder lassen sich individuell von Ihnen bearbeiten. Änderungen der Texte werden dabei nicht automatisch für die nächste Rechnung, übernommen. Wenn Sie die Texte dauerhaft verändern wollen, nehmen Sie diese Änderung im Bereich Einstellungen vor.


Fertigstellen der Rechnung

Nach erfolgreicher Bearbeitung Ihres Entwurfs können Sie die Rechnung mit Hilfe der Vorschau oben rechts prüfen. Die Vorschau zeigt Ihnen wie die Rechnung final aussehen wird.

Sind Sie zufrieden mit der Vorschau und haben die Rechnung auf Richtigkeit überprüft, können Sie diese oben rechts Fertigstellen. Wenn Sie die Rechnung fertigstellen, wird das PDF sicher abgelegt. Sie können diese Rechnung dann nicht mehr verändern. Nach dem Fertigstellen der Rechnung wird eine Rechnungsnummer vergeben.


Sie haben nun oben rechts die Möglichkeit die Rechnung herunterzuladen oder auszudrucken.


Mehr zu Rechnungen in ToolTime:

War diese Antwort hilfreich für dich?