Um einen Termin zu dokumentieren, öffnen Sie die ToolTime App auf Ihrem Smartphone. Dort sehen Sie alle offenen Termine.

Sollten Ihnen die Termine einmal nicht angezeigt werden, hilft ein manuelles Update. Wischen Sie dazu einfach mit dem Finger in der App nach unten.

Hier erfahren Sie alles zum Aufbau und zu den übrigen Funktionen der mobilen App.

Termine, die noch zu dokumentieren sind, finden Sie in der App unter dem Reiter "Geplant" bzw. unter "Überfällig", wenn die Termine in der Vergangenheit liegen.

Wenn Sie den richtigen Termin ausgewählt haben, können Sie unter dem Reiter "Dokumentation" alle Arbeiten und Informationen festhalten, die im Rahmen des Termins festgehalten werden sollen. Dabei können Sie sowohl Fotos als auch Leistungen hinzufügen und einen Arbeitsbericht verfassen.

Fotos

Innerhalb eines Termins können Sie mehrere Fotos hinterlegen, welche später im Arbeitsbericht in der Web Version angezeigt werden. Sie können entweder bereits existierende Fotos in den Termin laden oder neue Fotos aufnehmen. Wählen Sie dafür das Kamerasymbol aus.

Wenn Sie Fotos zu diesem Termin hinzufügen möchten, die Sie im Vorfeld mit Ihrem Smartphone aufgenommen haben, dann wählen Sie das Foto-Symbol unten rechts aus. Anschließend können Sie die Bilder auswählen, die Sie in den Termin laden möchten.

Wenn Sie ein Bild direkt aus der App aufnehmen möchten, betätigen Sie den Auslöser mit dem Kamera-Symbol. Anschließend können Sie dem Bild eine Beschreibung hinzufügen.

Nun können Sie auf dem Foto Ihre Markierungen vornehmen. Wählen Sie dazu das Stiftsymbol aus. Nun wählen Sie im unteren Bildschirmbereich die gewünschte Farbe aus und nehmen mit dem Finger die Markierungen vor. Durch Auswahl des kleinen Hakens schliessen Sie die Bearbeitung ab. Wenn Sie die Markierungen verwerfen möchten, wählen Sie "X". Um das Bild zu löschen, wählen Sie das Mülleimer-Symbol aus.

Leistungen

In der Termin Oberfläche können Sie auch Leistungen hinzufügen oder bereits vorhandene Leistungen bearbeiten. Neue Leistungen fügen Sie über das "+" hinzu. Sie können sowohl "Arbeitszeit", "Material" als auch sonstige Leistungen über die entsprechenden Reiter auswählen. Anschließend geben Sie die Menge, Einheit und Bezeichnung der Leistungen ein.

Über "+ Hinzufügen" wird die Leistung im Termin hinterlegt. Dabei merkt sich die App alle Leistungen, die Sie einmal eingegeben haben, sodass diese in nachfolgenden Terminen wieder aufrufen können.

Über "X" können Sie die Eingabe jederzeit abbrechen. Die Leistungen können bis zum Abschluss des Termins jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden.

Bericht

Unter den Leistungen können Sie den Arbeitsbericht erstellen.

Diesen können Sie in der ToolTime App entweder eintippen oder über das Mikrofonsymbol auf der Tastatur Ihres Smartphones einsprechen.

Durch Auswahl von "X" brechen Sie die Eingabe ab. Wählen Sie "speichern", um Ihre Angaben festzuhalten. Auch der Arbeitsbericht kann bis zum Abschluss des Termins jederzeit bearbeitet werden.

Abschliessen von Terminen

Wenn alle Leistungen im Termin hinterlegt worden sind, kann dieser abgeschlossen werden. Wählen Sie dazu die Option "Fertigstellen" aus.

Nun werden Sie aufgefordert die Daten mit Ihrem Ansprechpartner vor Ort noch einmal durchzugehen. Nach Zustimmung des Kunden können Sie die Leistungen abhaken, indem Sie auf die grauen Kästchen tippen. 

Sobald alle Leistungen bestätigt wurden, klicken Sie auf "Zur Unterschrift". Nun kann Ihr Ansprechpartner den Arbeitsbericht auf Ihrem Smartphone unterschreiben und Sie können den Termin über "Termin abschliessen" fertigstellen. Wenn keine Unterschrift erforderlich ist, können Sie den Termin auch ohne Unterschrift abschließen.

Wichtig: Schliessen Sie den Termin nach Erhalt der Unterschrift umgehend ab. Andernfalls ist es möglich, dass Informationen verloren gehen.

ToolTime generiert nun einen Arbeitsbericht, der über die Webversion verfügbar ist. In der App finden Sie den Termin anschließend unter dem Reiter "Dokumentiert".


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