Um einen Termin zu dokumentieren, öffne die ToolTime App auf Deinem Smartphone. Dort siehst Du alle offenen Termine.

Sollten Dir die Termine einmal nicht angezeigt werden, hilft ein manuelles Update. Wische dazu einfach mit dem Finger in der App nach unten bis ein Ladesymbol erscheint.

Hier erfährst Du alles zum Aufbau und zu den übrigen Funktionen der mobilen App.

Termine, die noch zu dokumentieren sind, findest Du in der App unter dem Reiter "Geplant" bzw. unter "Überfällig", wenn die Termine in der Vergangenheit liegen.

Wenn Du den richtigen Termin ausgewählt hast, kannst Du unter dem Reiter "Dokumentation" alle Arbeiten und Informationen festhalten, die im Rahmen des Termins festgehalten werden sollen. Dabei können sowohl Fotos als auch Leistungen hinzugefügt und ein Arbeitsbericht verfasst werden.

Innerhalb eines Termins kannst Du beliebig viele Fotos hinterlegen, welche später im Arbeitsbericht in der Web Version angezeigt werden. Du kannst entweder bereits existierende Fotos in den Termin laden oder neue Fotos aufnehmen. Wähle dafür das Kamerasymbol aus.

Wenn Du Fotos zu diesem Termin hinzufügen möchtst, die Du im Vorfeld mit deinem Smartphone aufgenommen hast, dann wähle das Foto-Symbol unten rechts aus. Anschließend kannst Du die Bilder auswählen, die Du in den Termin laden möchtest.

Wenn Du ein Bild direkt aus der App aufnehmen möchtest, betätige den Auslöser mit dem Kamera-Symbol. Anschließend kannst Du dem Bild eine Beschreibung hinzufügen.

Nun kannst Du wenn nötig auf dem Foto Markierungen vornehmen. Wähle dazu das Stiftsymbol aus. Wähle anschließend im unteren Bildschirmbereich die gewünschte Farbe aus und nimm mit dem Finger die Markierungen vor. Durch Auswahl des kleinen Hakens schliesst Du die Bearbeitung ab. Wenn Du die Markierungen verwerfen möchtest, wähle "X". Um das Bild zu löschen, wähle das Mülleimer-Symbol aus.

Hinweis: Bilder und Dokumente, die nicht im Arbeitsbericht erscheinen sollen, kannst du über den Reiter "Projekt" einfach hochladen. Diese sind dann in der Webversion über den Reiter "Projekt" zu finden.

In der Termin Oberfläche kannst Du auch Leistungen hinzufügen oder bereits vorhandene Leistungen bearbeiten. Neue Leistungen fügst Du über das "+" hinzu. Du kannst sowohl "Arbeitszeit", "Material" als auch sonstige Leistungen über die entsprechenden Reiter auswählen. Anschließend gibst Du die Menge, Einheit und Bezeichnung der Leistungen ein.

Über "+ Hinzufügen" wird die Leistung im Termin hinterlegt. Dabei merkt sich die App alle Leistungen, die einmal eingegeben wurden, sodass Du diese in nachfolgenden Terminen wieder aufrufen kannst. Ausserdem hast Du Zugriff auf alle Katalogartikel aus der Webversion.

Über "X" kannst Du die Eingabe jederzeit abbrechen. Die Leistungen können bis zum Abschluss des Termins jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden.

Hier erfährst Du, wie Du Einträge aus der Zeiterfassung direkt in einen Termin übernehmen kannst.

Unter den Leistungen kannst Du den Arbeitsbericht erstellen.

Diesen kannst Du in der ToolTime App entweder eintippen oder über das Mikrofonsymbol auf der Tastatur Deines Smartphones einsprechen.

Durch Auswahl von "X" brichst Du die Eingabe ab. Wähle "speichern", um Deine Angaben festzuhalten. Auch der Arbeitsbericht kann bis zum Abschluss des Termins jederzeit bearbeitet werden.

Wenn alle Leistungen im Termin hinterlegt worden sind, kann dieser abgeschlossen werden. Wähle dazu die Option "Fertigstellen" aus.

Nun wirst Du aufgefordert die Daten mit Deinem Ansprechpartner vor Ort noch einmal durchzugehen. Nach Zustimmung des Kunden kannst Du die Leistungen bestätigen, indem Du auf die grauen Kästchen tippst oder undem Du am Ende der Auflistungen "alle Leistungen abhaken" auswählst.

Sobald alle Leistungen bestätigt wurden, klicke auf "Zur Unterschrift". Nun kann der Ansprechpartner den Arbeitsbericht auf Ihrem Smartphone unterschreiben und Du kannst den Termin über "Termin abschliessen" fertigstellen. Wenn keine Unterschrift erforderlich ist, kannst Du den Termin auch ohne Unterschrift abschließen.

Wichtig: Schliesse den Termin nach Erhalt der Unterschrift umgehend ab. Andernfalls ist es möglich, dass Informationen verloren gehen.

ToolTime generiert nun einen Arbeitsbericht, der über die Webversion verfügbar ist. In der App findest Du den Termin anschließend unter dem Reiter "Dokumentiert".

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