Ein Projekt in ToolTime funktioniert wie ein Ordner, in dem Sie alle Termine, Angebote, Rechnungen und sonstigen Dokumente, die zu einem Projekt bzw. Auftrag gehören erstellen, ablegen und verwalten können. Die Erstellung von Projekten empfiehlt sich insbesondere für längere Aufträge. So haben Sie sämtliche Inhalte übersichtlich an einem Ort gespeichert und behalten den Überblick.

Außerdem gibt es bestimmte Funktionen die Sie nur nutzen können wenn Sie mit einen Projekt arbeiten. Dazu gehören:

  • Die Angabe eines abweichendem Ausführungsorts der daraufhin im Termin, sowie Angeboten und Rechnungen angezeigt wird

  • Die Erstellung von Abschlags- und Teilrechnungen

  • Den Upload von eigenen Dokumenten und Fotos

  • Das Abrechnen mehrerer Termine in einer Rechnung

Projekt aus der Projektliste erstellen

Es gibt dabei verschiedene Wege, wie Sie ein neues Projekt erstellen können. Sie können ein Projekt direkt aus der Projektliste erstellen indem Sie “+ Neues Projekt” auswählen.

Projekt aus einem Angebots- und Rechnungsentwurf oder aus einem Termin erstellen

Alternativ können Sie ein Projekt auch dann erstellen, wenn Sie sich im Entwurfsmodus einer Rechnung oder eines Angebotes befinden oder wenn Sie einen neuen Termin erstellen. Im oberen Teil des Entwurfsmodus können Sie das Dokument entweder einem bestehenden Projekt zuordnen oder ein neues Projekt anlegen.

Projekt aus dem Kundenverlauf erstellen

Sie können ein Projekt aber auch im Kundenverlauf eines bestehenden Kunden anlegen. Wählen Sie hierfür den Kunden aus der Kundenliste und wählen Sie dann über “+ Hinzufügen” die Option “Projekt”. Dann wird das Projekt diesem Kunden automatisch zugeordnet.

Projekttitel

Wählen Sie nun zunächst einen Titel für das Projekt (Pflichtfeld). Der Titel dient insbesondere dazu, das Projekt schnell zu finden. Wir empfehlen daher, eine eindeutige und einzigartige Bezeichnung zu verwenden. Optional können Sie auch eine Projektbeschreibung hinzufügen.

Kunden hinzufügen

Wenn Sie das Projekt nicht aus dem Kundenverlauf erstellt haben, können Sie es nun über die Kundensuche einem Bestandskunden zuweisen oder über die Schaltfläche “Neuer Kunde” einen neuen Kunden erstellen. Wenn der Ausführungsort des Projektes von der Adresse des Kunden abweicht, haben Sie durch Betätigung des kleinen Schiebereglers die Möglichkeit den abweichenden Ausführungsort einzutragen. Dieser wird auf allen Dokumenten, die in dem Projekt erstellt werden angegeben.

Abschließend klicken Sie im oberen rechten Bereich auf die Schaltfläche "Speichern". Sie haben Ihr Projekt nun erfolgreich angelegt und können darin Angebote, Rechnungen und Termine hinzufügen und Dokumente hochladen.


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