Rechnungen können 4 verschiedene Status haben - Entwurf, Unbezahlt, Bezahlt, Storniert. Außerdem gibt es im Status Bezahlt zwei Rechnungstypen, eine fertig gestellte Rechnung, die als bezahlt markiert wurde und eine Stornorechnung oder Gutschrift, die ausgezahlt wurde.

Der Status Entwurf bedeutet, dass sich die Rechnung im Bearbeitungsmodus befindet und so lange weiterhin veränderbar bleibt. Über die Vorschau können Sie sich das Rechnungs-PDF anschauen und kontrollieren, dass alles stimmt.

Wenn Sie eine Rechnung fertigstellen, wird eine Rechnungsnummer zugewiesen und das Rechnungs-PDF sicher abgelegt. Es ist dann nicht mehr veränderbar. Aus rechtlichen Gründen muss dieses Rechnungs-PDF für 10 Jahre digital archiviert werden, daher lassen wir keine Änderung mehr zu. Der Status ist jetzt Unbezahlt.

Wenn Sie die Zahlung zur Rechnung erhalten haben, können Sie die Rechnung als bezahlt markieren. So können Sie immer unterscheiden zwischen Rechnungen, die bereits bezahlt wurden und unbezahlten Rechnungen, bei denen Sie Ihre Kunden nochmal an die Zahlung erinnern sollten.

Wir empfehlen Ihnen den Status Bezahlt auch bei Stornorechnungen (Gutschriften) zu verwenden um einen Überblick zu bekommen, welche Gutschriften an Kunden zurück gezahlt wurden (Bezahlt) und welche Gutschriften noch ausgezahlt werden müssen (Unbezahlt).

Diese Logik wenden wir beim Stornieren von Rechnungen automatisch an:

Erster Fall: Wenn Sie eine unbezahlte Rechnung stornieren, wird die Stornorechnung (Gutschrift) automatisch auf den Status Bezahlt gesetzt. In diesem Fall gehen wir davon aus, dass die Rechnung nicht bezahlt wurde und daher auch keine Rückzahlung getätigt werden muss.

Zweiter Fall: Sie stornieren eine Rechnung, die schon als Bezahlt markiert wurde. Die Stornorechnung (Gutschrift) wird dann automatisch auf den Status Unbezahlt gesetzt. Dies bedeutet, dass Sie die erhaltene Zahlung noch zurückzahlen müssen.

Sie können selbstverständlich jederzeit den Status von Rechnungen und Stornorechnungen (Gutschriften) zwischen Bezahlt und Unbezahlt anpassen.

Wussten Sie schon?

Sie können auch Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben mit ToolTime schreiben. Klicken Sie hier um mehr zu erfahren.

Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, melden Sie sich wie immer gerne bei uns.

War diese Antwort hilfreich für Sie?