Rechnungen können Sie in der Web-Version am Computer (oder Tablet) erstellen. Dabei unterscheiden wir zwischen drei Möglichkeiten:

  1. Erstellen einer Rechnung ohne zuvor erstelltem Angebot:

    Wählen Sie dazu zunächst ein bestehendes Projekt aus oder erstellen Sie ein Neues. Im Projekt angekommen wählen Sie oben rechts Hinzufügen und danach Rechnung.

2. Erstellen einer Rechnung aus zuvor erstelltem Angebot:

Öffnen Sie das gewünschte Angebot und wählen oben rechts das orangene Feld Rechnung erstellen.

Alternativ gehen Sie in den Projektverlauf des Projekts und wählen Rechnung erstellen unter den drei grauen Punkten des gewünschten Angebots.

3. Erstellen einer Rechnung aus einem dokumentierten Termin:

Öffnen Sie den gewünschten Termin und wählen oben rechts das orangene Feld Rechnung erstellen.

Alternativ gehen Sie in den Projektverlauf des Projekts und wählen Rechnung erstellen unter den drei grauen Punkten des gewünschten Termins.

Nachdem Sie die Rechnung auf eine der drei oben beschriebenen Arten erstellt haben, können Sie die Inhalte wie folgt bearbeiten.

Rechnungstitel, Rechnungsdatum & Einleitungstext


Im oberen Bereich des Entwurfs können Sie die Felder Rechnungstitel, Rechnungsdatum sowie Einleitungstext bearbeiten.
Das Feld Rechnungstitel ist bereits vorausgefüllt, Sie können dieses jedoch nach Bedarf anpassen. Beim Anklicken des Feldes Rechnungsdatum öffnet sich ein kleiner Kalender in dem Sie den gewünschten Tag auswählen können.
Auch den Einleitungstext haben wir bereits für Sie vorausgefüllt. Gerne können Sie diesen übernehmen oder einen eigenen Text einfügen. Bei Änderung des Textes wird dieser nicht automatisch für die nächste Rechnung die Sie erstellen übernommen.
Unter den drei zuvor beschriebenen Feldern können Sie zudem den Leistungszeitraum eingrenzen.

Leistungsgruppe und Positionen

Im mittleren Teil des Entwurfs befindet sich der Bereich Leistungen. Hier können Sie Leistungsgruppen sowie Positionen hinzufügen.


Mit Hilfe von Leistungsgruppen können Sie Ihre Positionen inhaltlich gruppieren. Dies macht es für Sie und Ihren Kunden leichter (besonders bei vielen Positionen) den Überblick zu behalten. Die einzelnen Leistungsgruppen können Sie umbenennen. Weitere Leistungsgruppen erstellen Sie über das orangene Feld Leistungsgruppen hinzufügen. Über den grauen Papierkorb neben jeder Leistungsgruppe können Sie diese wieder löschen. Sie können natürlich auch nur in einer Leistungsgruppe arbeiten.

Unter jeder Leistungsgruppe können Sie die einzelnen Positionen hinzufügen.

Im Feld Art können Sie zwischen Lohn, Material oder Sonstiges wählen. Die nächsten beiden Felder geben Ihnen die Möglichkeit die Menge sowie die Einheit auszuwählen. Im Feld Bezeichnung können Sie den Namen der Leistung hinzufügen. ToolTime wird sich diesen Namen (sowie den dazugehörigen Einkaufspreis) merken, sodass Ihnen dieser direkt beim Eingeben der ersten Buchstaben in der nächsten Rechnung vorgeschlagen wird. Ihre Materialien vom Großhändler können Sie über die kleine Lupe suchen.

Ihre Materialien sind noch nicht verfügbar? Kontaktieren Sie uns!

Geben Sie eine Leistung erstmalig ein, müssen Sie noch den Preis im Feld Einkaufspreis hinzufügen. Im benachbarten Feld können Sie einen Aufschlag in Prozent hinzufügen. Dieser berechnet dann automatisch die Marge und den Gesamtpreis. Auf der fertigen Rechnung werden Einkaufspreis, Aufschlag und Marge nicht für Ihren Kunden sichtbar sein.

In der nächsten Zeile befindet sich das Feld Beschreibung. Fügen Sie hier gerne weitere Informationen zu der darüber gelisteten Leistung ein.

Unter jeder Position haben Sie über das orangene Feld die Möglichkeit weitere Positionen hinzuzufügen.

Über den grauen Papierkorb rechts neben jeder Position können Sie diese wieder löschen.

Umsatzsteuer, Gesamtpreis und Schlusstexte

Unter den einzelnen Leistungsgruppen und Positionen finden Sie die Summe netto und haben die Möglichkeit zwischen verschiedenen Sätzen für die Umsatzsteuer zu wählen, welche letztlich den Gesamtpreis bestimmt.

Im unteren Teil des Entwurfs befinden sich die beiden Textfelder Schlusstext und Zahlungsziel. Auch diese Felder lassen sich individuell von Ihnen bearbeiten. Ihre Änderungen werden gespeichert und für künftige Rechnungen wieder verwendet.

Nach erfolgreicher Bearbeitung Ihres Entwurfs können Sie die Rechnung mit Hilfe der Vorschau oben rechts prüfen. Die Vorschau zeigt Ihnen wie die Rechnung final aussehen wird.

Sind Sie zufrieden mit der Vorschau und haben die Rechnung auf Richtigkeit überprüft können Sie diese oben rechts Fertigstellen. Wenn Sie die Rechnung fertigstellen, wird das PDF sicher abgelegt. Sie können diese Rechnung dann nicht mehr verändern. Nach dem Fertigstellen der Rechnung wird eine Rechnungsnummer vergeben. 

Sie haben oben rechts die Möglichkeit die Rechnung herunterzuladen oder auszudrucken.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Erstellen Ihrer ersten Rechnung mit ToolTime!

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